Le télé-secrétariat se défini comme étant l’ensemble des services d’un secrétariat standard effectué à distance. Par conséquent une télésecrétaire n’est qu’une secrétaire travaillant à distance. De manière générale, ces secrétaires sont surtout sollicitées par des petites entreprises qui ont besoin d’une secrétaire uniquement pour quelques heures par semaine. Il est donc inutile pour ces entreprises de rémunérer une secrétaire à temps plein. Les entreprises n’ont qu’à établir les tâches qu’elles veulent confier à la télésecrétaire et cette dernière effectuera le travail dans les délais convenus.

La télésecrétaire est avant tout un prestataire de services. Elle organise l’accueil téléphonique d’une entreprise et exécute d’autres opérations suivant les directives de l’entreprise qui l’emploi. Avoir recours à une télésecrétaire ou un service de télé-secrétariat comprend de nombreux avantages notamment en termes de coût. En optant pour une secrétaire à distance, l’entreprise ne se voit pas dans l’obligation d’embaucher sous CDD et se voit en plus soulagée des dépenses administratives que constitue un contrat d’embauche.

De plus, les entreprises n’ont pas besoin de perdre du temps à former une secrétaire puis que la télésecrétaire est déjà expérimentée et si elle travaille pour un centre d’appels ou une agence de prestations, elle a d’ores et déjà reçu une formation complète.

Les tâches potentielles de la télésecrétaire :

  • Performance téléphonique
  • Prise de rendez-vous
  • Gestion d’agenda
  • Frappe de documents
  • Mise en page
  • Vérification
  • Correction
  • Archivage
  • Gestion du courrier
  • Retranscription de support audio
  • Devis et factures
  • Commandes
  • Publipostage
  • Gestion des budgets publicitaires
  • Saisie et mise à jour de prospects
  • Enquête de satisfaction

Les télésecrétaires de métier ont déjà acquises les qualités nécessaires pour faire que votre clientèle se sente comme chez vous.  Ces qualités sont notamment la courtoisie, la gentillesse, l’empathie, l’aisance relationnelle, une orthographe et une grammaire irréprochables et une bonne maîtrise des outils bureautiques.

En claire, si votre entreprise doit pallier l’absence légitime ou inopinée de votre secrétaire ou encore elle a n’exige une secrétaire qu’à temps partiel songez à vous tourner vers le service d’un télé-secrétariat ou d’une télésecrétaire.

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