Les courriers électroniques sont désormais des indispensables de la communication. Un email est un moyen facile, rapide et économique d’envoyer des courriers. Cependant, malgré sa facilité et sa rapidité, l’emailing inclue des formules de politesse qui peuvent parfois être très formelles. Ces formules servent à démontrer votre professionnalisme tout en renforçant votre crédibilité.
Tout ceci peut prêter à confusion. Voici donc quelques phrases indispensables à inclure dans vos emails.
Comment commencer?
« A l’attention » ou « A l’intention ».
Derrière chaque email se cache un objectif. Et il est important de la définir grâce à l’une de ces deux introductions. Ces dernières sont souvent source de confusion. Voici donc un moyen simple de les différencier et de les utiliser à bon escient.
- « A l’attention de » est une formule utilisée pour mentionner que vous souhaitez que votre interlocuteur prête la plus grande attention à votre email.
Par exemple, commencer votre email par : « A l’attention du directeur des ventes »
- « A l’intention de » a une toute autre signification. Cette phrase suggère que vous avez réalisé une action à l’honneur de votre interlocuteur. Cette formule montre un possible bénéfice dédié au destinataire.
Dans ce cas vous commencerez votre email plutôt par « A l’intention de Madame Louise »,
Savoir faire la différence entre ces deux formules peut déterminer la manière dont votre email sera réceptionné.
A qui s’adresse l’email ?
Dans de nombreux cas de figure, comme dans la téléprospection, vous ne connaissez pas votre interlocuteur. Adressez-vous à lui par « Monsieur, Madame ».
Si toutefois vous connaissez son titre, utilisez-le. Par exemple, écrivez « Madame la directrice » ou « Monsieur le gérant ». A noter que lorsqu’il s’agit d’interagir avec quelqu’un du secteur légal (avocat, avoué ou notaire), vous devez vous adressez à lui par « Maître ».
Par contre, dans un contexte où vous connaissez votre interlocuteur, employez les termes « Cher » ou « Chère ». Ainsi, vous montrez votre estime à votre interlocuteur. Evitez cependant de mentionner son nom. Et surtout, n’employez pas le possessif comme « Mon Cher Monsieur ».
Présenter ses excuses par email
Dans le cadre professionnel, le « je m’excuse » est exclue d’office. Les phrases telles que « je vous présente mes excuses » ou encore «je vous prie d’accepter mes excuses » sont plus adaptées.
Et c’est valable à l’écrit comme à l’oral.
Ne pas oublier les remerciements
Les formules de remerciement dans un email vont plus loin qu’un simple « merci ». Lorsque vous êtes dans une opération d’emailing, vous devez être professionnel en tout temps. Optez donc pour des formules telles que « En vous remerciant d’avance » ou « En vous remerciant de votre gentillesse ».
Evitez ici les formulations qui suggèrent que votre interlocuteur à un devoir envers vous. Par exemple « je vous remercie de votre attention veuillez agréer ». Ne supposez pas qu’il prêtera attention ou qu’il agréera automatiquement.
Bien conclure son email
La conclusion de votre email doit être en concordance avec votre introduction. Si vous avez commencé par « Cher Monsieur », finissez par « Cher Monsieur ».
Il est également essentiel d’y inclure vos salutations. Celles-ci peuvent être cordiales, sincères, amicales, respectueuses. Toutefois elles ne sont distinguées que dans les cas où vous vous situez à un rang supérieur à celui de votre interlocuteur.
Un email bien rédigé rend la communication plus fluide.
En utilisant les formules de politesse comme il se doit, vous éliminez certains facteurs qui pourraient mener à des malentendus. De plus, un bon email rend la communication plus claire et fluide. En téléprospection par exemple, ces petits détails peuvent faire toute la différence et vous faire gagner un client.
Vous avez une opération d’emailing à mettre en place ? Vous avez besoin d’aide et de conseil ? N’hésitez pas à nous contacter via notre site ou par téléphone 09 70 71 83 00.
