Nous l’avons mentionné à plusieurs reprises, afin d’avoir un excellent service client, il vous faut des employés heureux. Mais qu’en est-il de votre bien-être ? Cadre, dirigeant, gérant, directeur, vous vous encombrez souvent des tâches administratives, ce qui grignotent votre temps libre.
Cela vous empêche de vous concentrer sur les choses les plus essentielles. Mais que faire ? Votre entreprise est une petite structure et vous n’avez pas les moyens d’employer un secrétaire en CDI. Songez à vous offrir les services d’un télé-assistant ou d’un secrétaire externalisé.
En quoi consiste le travail de télé-assistant ?
C’est tout simple. Le métier de téléassistance est similaire à celui d’un secrétaire. La seule différence est qu’il (elle) effectue ses tâches à distance. D’un point de vue global, le télé-assistant est un substitut à la secrétaire de bureau.
L’assistant se charge des corvées administratives telles que les factures, la classification de dossiers, la préparation et l’envoi de cotations, la transcription ou encore la gestion des plannings.
Dans le cas de l’externalisation de l’assistance administrative, vous décidez vous-mêmes des tâches à être effectuées.
Pourquoi se tourner vers l’externalisation de l’assistance administrative ?
De nombreuses TPE ou PME (74% des petites entreprises françaises) n’ont pas les moyens et l’espace pour accueillir un nouvel employé. L’externalisation de l’assistance administrative coûte moins cher et élimine la problématique de l’espace.
Grâce à la flexibilité que propose les télé-assistants, vous pouvez en faire appel quand besoin est (mode ponctuel) ou en permanence (mode récurrent). Vous choisissez les termes de votre contrat et donc, le mode qui vous convient le mieux.
Souvent les assistants administratifs opérant à distance sont des professionnels qui ont choisi de changer de mode de vie. C’est-à-dire travailler à leur rythme et dans le cadre qui leur convient (chez eux très souvent). Ceux sont des gens expérimentés qui ont choisi un environnement plus calme afin d’être plus performants. A noter que cela vous garantit également d’avoir une personne posée qui interagira au mieux avec vos clients.
De plus, votre entreprise travaille avec des sociétés et des clients de partout. En ayant recours à un télé-assistant en offshore, vous pourrez bénéficier d’un secrétaire bilingue ou multilingue comme à l’île Maurice par exemple où la population est naturellement bilingue.
Les avantages d’un télé-assistant externalisé ?
Vous serez vous-mêmes beaucoup plus calme car vous aurez l’assurance que vous tâches administratives sont effectuées par un professionnel. Ceci vous permettra de jouir de votre temps libre et de vous recentrez sur votre cœur de métier.
Un télé-assistant est à votre disposition quand vous en avez besoin et parfois même pendant les jours fériés. Vous devenez alors beaucoup plus accessible pour vous clients.
Selon votre contrat, vous avez également l’assurance que vos tâches seront effectuées dans les délais répartis. Les télé-assistants font preuve de réactivité et de rapidité. C’est un atout incontestable quand vous avez des dossiers urgents.
Si vous optez pour un télé-assistant au sein d’une agence, cela vous apporte plus de garantie en termes de professionnalisme. Votre assistant sera sous la responsabilité d’un superviseur qui comblera les lacunes et s’assurera du bon déroulement de vos opérations.
Comme bon nombreux de métier, les avancées technologiques font que la téléassistance se passe sans encombre. Vous pouvez communiquer avec votre assistant par visio-conférence, email, Skype, ou autre.
Comment avoir recours à un télé-assistant ?
Commencez tout d’abord à détailler votre cahier de charges avec tout ce que vous voulez lui confier. Incluez les clauses de confidentialité et tout autre point qui vous tient à cœur. Faites des recherches sur les télé-assistants en freelance ou en agence pour voir ce qui vous convient le mieux.
Nous vous conseillons pour plus de confidentialité et de sécurité de miser sur ce service en offshore. Ainsi vous serez à 99% sûre que votre assistant ne traite pas pour votre concurrent.
Si vous avez besoin de plus de conseils n’hésitez pas à nous contacter. Nous évaluerons vos opérations et vous guiderons vers les agents les plus appropriés à vos besoin. Nous disposons d’une panoplie d’experts dans le métier qui sauront vous satisfaire.
