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Bien Choisir son Prestataire d’Externalisation

Pour des raisons d’espace, de temps ou encore pour des raisons financières, vous envisagez de vous tourner vers un prestataire afin d’externaliser certaines tâches voire un service entier de votre entreprise ? Une multitude de prestataires s’offre à vous. Cependant, il serait regrettable que vous vous tourniez vers celui avec les meilleurs taux ou encore celui dont la présentation a fait sensation.

En effet, l’externalisation est un procédé très complexe. Vous devez donc prendre le temps de bien réfléchir à tous les enjeux de ce projet. Pour ce faire, définissez vos besoins, vos exigences et vos objectifs.

Nous vous avons préparé quelques critères à tenir en compte avant de vous engager définitivement auprès d’un prestataire d’externalisation.

Onshore ou offshore ?

Le premier aspect à définir est la localisation de votre prestataire. Certaines entreprises optent pour un prestataire en onshore, c’est-à-dire, un prestataire géographiquement proche. En prenant cette option, vous avez une certaine garantie quant à la disponibilité de votre prestataire. En externalisation en onshore, vous pouvez facilement organiser des rendez-vous entre vous et votre prestataire, aller sur place pour vous assurer du bon déroulement des opérations ou encore, vous pouvez contacter votre prestataire sans vous souciez des décalages horaires.

Cependant, en ayant recours à l’externalisation, le but des entreprises est avant tout de gagner en temps et en argent. Et, les prestataires français ou européens coûtent bien plus cher que ceux en offshore. Par exemple, une secrétaire polyvalente en Europe touche en moyenne € 1800 alors qu’une secrétaire à l’île Maurice touche en moyenne € 400.

Le coût et la qualité de la prestation

Par conséquent, le premier critère à examiner avant de choisir votre prestataire c’est votre budget. Vous devez savoir combien êtes-vous prêts à débourser. En sus de cela, il vous faut tenez en compte le facteur de qualité qui n’est pas toujours proportionnel au coût.

En effet, à trop vouloir économiser, on en oublie la qualité. Mais il ne faut pas non plus croire que des taux préférentiels cachent des services de mauvaises qualités. Par exemple, certaines prestations en Tunisie sont moins chères qu’à Maurice mais lorsqu’il s’agit de la communication avec les clients, l’accent tunisien peut parfois poser problème.

Autre exemple, vous souhaitez sous-traiter la gestion de votre paie par un prestataire français car vous pensez que nulle part ailleurs vous ne pourriez bénéficier d’une telle expertise. Vous serez peut-être ravis d’apprendre que des pays tels que l’île Maurice possèdent également des experts la matière.

Il est primordial que vous choisissiez votre prestataire par rapport à votre budget et à la qualité des prestations.

L’expérience est l’atout premier d’un prestataire

Si vous souhaitez avoie la garantie que votre prestataire est de qualité, optez pour quelqu’un avec une forte expérience. Par exemple, pour ce qui d’externaliser un service client en centre de contact, il préférable de vous tourner vers un prestataire expérimenté qui saura comment faire aux différentes problématiques. De plus, le prestataire expérimenté sait comment contrer les problèmes techniques et logistiques sans que les prestations en pâtissent.

Opter pour un prestataire polyvalent

Certes, certains services requièrent des spécialistes bien distincts. Mais pour ce qui est de la relation client, nous vous conseillons de traiter avec un prestataire qui pourra s’adapter à vos besoins.

Soyez prévoyant ! Il est possible qu’aujourd’hui vous ayez besoin d’externaliser votre service après-vente mais que demain vous ayez besoin de lancer une opération de prospection. Il est donc recommander de vous choisir un prestataire qui pourra faire les deux. Cela vous facilitera le lancement du deuxième projet puis que vous connaissez déjà votre prestataire.

Jouez sur le lien de confiance déjà établie. Vous pourrez même bénéficier de taux préférentiels puis que vous êtes déjà client. De plus, vous n’aurez pas besoin de repasser par l’étape d’adaptation. Ainsi, vous gagnerez un temps précieux.

Le mode de fonctionnement et la proximité

Lorsque vous choisissez un prestataire, surtout en offshore, il vous faut quand même penser à la proximité entre vos deux entreprises. Avoir un prestataire avec un faible décalage horaire facilite la communication en vous permettant de partager une large tranche de vos journées de travail. De la même façon, c’est un avantage certain quand il en vient à la relation client puis que les permanences téléphoniques se feront plus aisément.

Par exemple, un prestataire à Casablanca ne vous impose que deux heures de décalage horaire si vous êtes situé en France alors que cela fait neuf heures entre Montréal et Madagascar.

Dans cette optique d’une bonne communication, il faut que le prestataire ait une organisation de travail compatible avec la vôtre. N’oubliez pas c’est lui prestataire, c’est donc lui qui doit s’adapter à vous et non l’envers.

En externalisation ou sous-traitant un service, il ne faut pas que vous soyez handicapé par votre prestataire. Il doit être disponible quand vous avez besoin de lui. Le prestataire doit également comprendre vos exigences et vos objectifs et les satisfaire au mieux.

Trouver le bon prestataire.

Vous avez un projet d’externalisation ou un service à sous-traiter ? Vous avez parcouru notre liste avec attention mais souhaitez avoir plus de conseils ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous examinerons votre cahier de charger et vous mettrons en relation avec les spécialistes dont vous avez besoin. Ecriviez-nous directement sur notre site ou appelez-nous au 09 70 71 83 00.

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