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Télésecrétariat : Un Métier Multitâches Pour Vos Besoins Administratifs

Recourir au télésecrétariat est un choix judicieux, car des avantages en découlent pour l’entreprise, comme la gestion rapide de ses tâches administratives

Avec les technologies liées à la communication et à l’informatique qui évoluent constamment, c’est désormais possible de recourir au télésecrétariat. Cette profession est pratiquée notamment dans des centres de contacts en offshore. De nombreuses entreprises se lancent de plus en plus dans une collaboration avec une télésecrétaire, et pour cause ! De nombreux avantages en découlent. Alors, explorons cette profession en pleine croissance.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Pour faire court, il s’agit du métier de secrétaire, mais cela peut être exécuté dans un autre pays. Ce sont généralement des petites entreprises qui sollicitent ses secrétaires à distance. En fait, cette activité implique qu’une partie de l’administration de la société sera confiée à un centre de contact spécialisé. Gestion des appels, des courriers, des rendez-vous, etc., toutes les tâches d’une secrétaire traditionnelle seront accomplies, mais de loin.

Des circonstances où les services d’une télésecrétaire sont requis

Il y a des situations bien spécifiques qui requièrent l’intervention d’une télésecrétaire. Elle peut prendre le relais si la secrétaire de bureau est en congé. Elle est utile pour faire disparaître les monceaux de paperasserie rapidement, notamment par la saisie. L’absence du patron ne se fera pas sentir, car elle se chargera du travail administratif. Elle mettra même le client en contact direct avec son employeur en cas de besoin. Opter pour ce service en externe peut en quelque sorte pallier le manque de personnel qualifié en interne.

Zoom sur les qualités attendues d’une bonne télé secrétaire

Afin de convenir en tant que télésecrétaire, il faut avoir déjà des antécédents dans ce domaine. Commençons par l’accueil. Il va sans dire que la secrétaire à distance représente l’entreprise ou le particulier qui l’emploie. Ainsi, c’est elle qui va établir le premier contact avec les clients. Elle doit donc faire bonne impression pour optimiser l’image de la firme. Elle doit être chaleureuse au téléphone, à l’écoute, compréhensive, empathique pour donner envie à l’interlocuteur de poursuivre la conversation. Son travail l’amènera donc à interagir avec les clients, ce qui nécessite un excellent relationnel.

Deuxièmement, le télésecrétariat est un métier administratif, ce qui implique que les émissions, réceptions et transmissions d’appels doivent se faire correctement. Idem pour la gestion des agendas, courriels, etc. Évidemment, la rapidité doit être de mise. Dans cette optique, la télésecrétaire doit maîtriser parfaitement les logiciels de l’entreprise. Ainsi, lorsqu’il est exercé en centre d’appels ou centre de contacts, une bonne organisation est requise.

Dévouée à l’entreprise, elle assumera aussi des tâches sur des horaires variés.

Toutefois, c’est la société qui décide de la durée des services de la secrétaire à distance. En général, c’est pour seulement quelques heures par semaine, mais dépendant des missions ponctuelles ou pas, cela peut changer. Il lui faudra donc être disponible à tout moment en cas de besoin.

Pour finir, la discrétion doit être l’apanage de la télésecrétaire. En effet, c’est une activité multitâche demandant de l’intégrité, notamment lorsqu’il est question des données clients. On exige d’elle une grande confidentialité, car elle se retrouvera en contact avec des informations délicates. Elle devra s’assurer que rien ne va fuiter. Son employeur doit donc pouvoir lui faire confiance à ce niveau.

Est-ce judicieux d’avoir recours au télésecrétariat en offshore ?

Il y a en effet, bien des avantages à externaliser son secrétariat. Par exemple, la télésecrétaire évite aux entrepreneurs de devoir embaucher une secrétaire à plein-temps. Cela les soulage des dépenses administratives qui auraient pu en découler. Pas de charges sociales ni de frais relatifs au matériel de bureau, etc.

De plus, cela implique des tâches bien spécifiques à accomplir sur une durée établie correspondant à un tarif précis.

Il faut aussi noter que la secrétaire à distance est déjà expérimentée. Donc, l’entreprise n’aura pas à investir du temps et de l’argent pour la former. À contrario, c’est l’employeur qui profitera de ses compétences et qualités.

En confiant des tâches administratives chronophages à ce prestataire, l’employeur peut se focaliser sur son business core. Son équipe interne est plus apte à se concentrer sur de nouvelles stratégies pour satisfaire pleinement la clientèle.

Pourquoi opter pour le télésecrétariat à Maurice ?

L’île Maurice abrite de nombreux centres de contacts où le télésecrétariat est exercé avec brio. Les entrepreneurs étrangers peuvent faire appel à ces prestataires pour de multiples raisons. Il y a, par exemple, le faible décalage horaire entre l’Europe et le pays qui favorise la flexibilité des horaires. Puis, les coûts sont compétitifs, ce qui implique des bénéfices.

En outre, la population mauricienne est bilingue, ce qui permet de maîtriser les contacts internationaux.

Alors, si vous savez exactement ce que vous souhaitez comme prestations, vous pouvez recouvrir au télésecrétariat. Vous n’aurez plus à vous inquiéter pour le traitement des appels, les prises de rendez-vous ou encore la gestion de l’agenda. Une télésecrétaire à Maurice excellant dans ce domaine vous donnera satisfaction en offrant des services dans les meilleurs délais.

Trouvez des prestataires de choix

Pour collaborer avec un prestataire de choix dans un centre de contacts de Maurice, n’hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez remplir notre formulaire de contact ou nous appeler au 09 70 71 83 00. Nous vous mettrons en relation avec les meilleures agences offshore de l’île.

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