Les centres d’appels à l’ile Maurice, font usage de nombres de ressources et matériels, techniques et humains. Les récentes technologies leur prêtent mains fortes surtout dans la gestion des relations clients. En général, un centre d’appel se résume à un service Front Office qui concerne tout ce qui relie le client directement à l’entreprise (accueil, prospection, assistance et guide), et un service Back office. Ce dernier touche tout ce qui relève d’un contact indirect avec le client. Cela peut passer de gestion  et traitement des dossiers clients à des tâches administratives, suivi des clients et des maintenances informatiques. Les agents back office n’ont donc aucun contact franc avec les clients, si ce n’est qu’un coup de fil de temps en temps pour des besoins de confirmations d’informations sur les clients.

Back office : L’entrée des données

Les agents back office travaillent principalement à la collection, manipulation et classification des informations sur la  compagnie, les clients ou encore sur les produits et services fournies. De ce fait,  le service back office intervient pour encoder des données nécessaires dans le système, par exemple, la description des produits ou services proposés par le centre d’appels, ses caractéristiques et spécifications. Ils peuvent aussi procéder à une catégorisation  ou une sous-catégorisation des produits et services de façon à ce que ces derniers soient bien organisés. Cela rendra également facile la tâche des télévendeurs qui ont une base de données avec toutes les informations des produits phare mais aussi des données concernant les clients.

L’Archivage et suivie des données avec un service back office

Pour une bonne efficacité au sein de vos équipes de centre de contact, il demeure important de garder des archives des données importantes et de faire des suivies à propos des clients ou des ventes effectués. Un bon service back office permet justement de faire des suivis d’informations à propos de vos clients, sur le déroulement des ventes. Ces informations à présent accessibles plus facilement, pourront augmenter les performances de votre centre de contact. Vos opérations sont donc gérées avec succès et efficacement.

Il faut aussi ne pas oublier de mettre à jour ces bases de données importantes pour le bon déroulement de vos activités en centre d’appels. Il est d’une importance essentielle de procéder régulièrement à des nettoyages de fichiers et de revoir les données disponibles sur vos clients et prospects.

Au sein des centres d’appels à l’ile Maurice, les missions principales qui leurs sont dédiées sont variées. Les personnes opérant en back office se retrouvent souvent à gérer des appels  à but informative, et concernant les services après-ventes. Ils s’adonnent également à mener des enquêtes de satisfactions, à l’envoi des emails, courriers et fax, à la préparation des factures. Tout cela évidemment dans le but de satisfaire et fidéliser son client. Les agents de back office ont aussi pour tâche de traiter tout ce qui touche les données obtenues des formulaires d’études. Par exemple, le centre d’appels a mené des enquêtes, les données qui résultent de ces enquêtes sont récupérées et utilisées de telles façons à ce que la société puisse en tirer profit. Elle utilisera donc ces données pour des buts commerciaux, visant à attirer plus de prospects.

Le back office et les logiciels

Avec l’informatisation, avoir des systèmes de back-office est une chose importante. Les données entrées dans des logiciels (CMS ou CRM) sont un plus pour une compagnie proactive. A Maurice, la plupart des centres d’appels ont leurs systèmes qui permettent une bonne gestion des données, des clients et du travail qui doit être effectué. Par exemple avec un Cloud, les agents back office pourront avoir accès à des données peu importe le moment et l’endroit où il se trouve. Il vous faudra éventuellement un navigateur Web et un mot de passe pour en savoir plus sur les clients et les ventes, entre autres. De cette manière, en cas de problème urgent, l’agent aura tous les données en main pour un traitement aisé du problème.

L’externalisation d’une entreprise vous intéresse ?

Profitez des nombreux services, adaptés selon vos recommandations, qu’offrent les centres d’appels offshores. Et pourquoi pas à l’ile Maurice ? Vous bénéficierez à coup sûr d’un service back office de qualité aves des agents dotés d’une efficacité et d’une compétence  prodigieuse. N’attendez plus ! Contactez-nous sur le + (33) 09-70-71-83-00. Vous pouvez aussi nous faire part de vos questions et demandes en écrivant directement sur notre site.

_{Liens sources : https://www.axiocode.com/avantage-metier-back-office/}

_{https://www.worldwidecallcenters.com/fr/service/back-office-processing/}