La numérisation d’archives est une étape importante de la transition vers le numérique. CALL CENTER ILE MAURICE vous livre les bonnes pratiques lors de la sélection d’un prestataire.

En vue d’optimiser leurs processus, les entreprises sont en pleine évolution digitale. En effet, une telle transition passe par l’intégration de technologies tels que les outils de gestion de relation client ou encore les chatbots. Toutefois, pour garantir le bon fonctionnement de ces progiciels, il est impératif de mettre au point une base de connaissance client.

Voilà donc pourquoi tant d’entreprises ont recours à la numérisation de leurs archives. En intégrant leurs données aux plateformes en ligne, les différents départements pourront à nouveau les utiliser à l’aide des technologies.

Pour cela, de nombreux prestataires et centres de contact proposent la numérisation des archives parmi leurs prestations. Or, comment reconnaître le prestataire qui correspond le mieux à vos besoins pour la numérisation de vos archives, parmi toutes les solutions disponibles sur le marché ?

Qu’est-ce que la numérisation des archives ?

La numérisation des archives, aussi appelée dématérialisation des archives, est un procédé électronique qui consiste à reproduire les données sur un document physique vers un support numérique, comme par exemple, un ordinateur. D’autres exemples de supports digitaux sont le Cloud ou encore les serveurs électronique.

Ainsi, l’archiveur électronique créera à partir d’un document physique, une copie digitale, la rendant accessible et utilisable en ligne. Il faut garder en tête que la numérisation des documents physiques requiert les moyens informatiques et humains.

Lors de ce procédé, les documents au format papier seront scannés avec l’un ou quelques des outils de capture suivants :

  • Logiciels de Reconnaissance Automatique des Documents (RAD)
  • Outils de Lecture Automatique des Documents (LAD)
  • Outils de Reconnaissance Optique des Caractères (OCR)

Comment reconnaître le prestataire idéal pour la numérisation des archives ?

1. Comprendre les types de solutions proposées

Certains prestataires proposent l’archivage numérique sous le protocole d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) tandis que d’autres proposent la GED (Gestion Électronique des Documents). Dans les deux cas, les documents seront gérés et indexés avant d’être stockés. Toutefois, le SAE répond aux critères légaux en matière de préservation.

2. Trouver une solution conforme aux lois en vigueur

Si vous optez pour le SAE, votre projet sera géré en fonction de la norme AFNOR NF Z 42-013 répondant aux mêmes critères que l’ISO 14641-1. Ainsi, il est impératif de veiller à ce que vos prestataires disposent des documents de certification agréé par la société d’accréditation selon le pays de l’entreprise prestataire.

3. Utilisez des méthodes simples pour retracer les données archivées en ligne

Lorsque vous optez pour la numérisation de vos archives, vous intégrerez vos informations sur une base de données physique comme les serveurs ou en ligne comme le Cloud. Il est donc important de pouvoir se retrouver parmi la masse de données. Pour cela, nous mettons notre logiciel CRM, le VICIdial, à disposition des entreprises qui nous contactent pour l’archivage numérique. Ainsi, la nouvelle base de données est organisée en dossiers clients et les autres données d’ordre fiscal ou financière sont localisées dans une autre destination. Le but étant de faciliter le traitement des données pour tous les départements de la société.

4. Exigez du prestataire qu’il respecte toutes ses promesses

La numérisation des archives est un projet qui peut s’étendre sur une longue période comme durant des mois. Il peut survenir que le prestataire manque certaines étapes pour aller plus vite. Or, afin d’éviter toute ambiguïté et de garantir le bon déroulement de l’archivage électronique, exigez de votre prestataire qu’il vous fasse un compte-rendu de la situation. Ainsi, vous pourrez comparer avec les étapes convenues lors de la signature du contrat de prestation.

5. Pensez aux options de réversibilité

Il arrive qu’en cours de numérisation d’archives, que certaines données soient impossibles à retracer. Il serait donc utile que le prestataire vous propose une solution permettant de récupérer les données manquantes. Pour cela, nous mettons à disposition de nos clients un historique des évènements pour retracer le document manquant à la date et l’heure précises de la numérisation. De plus, nous recommandons de toujours garder une copie physique des documents qui seront détruits une fois le projet de dématérialisation terminé.

6. Et la confidentialité, vous y avez pensé ?

Lorsque vous confiez vos archives à un prestataire pour la numérisation, vous leur confiez des données sensibles concernant votre entreprise et vos clients. Il est donc impératif de veiller à ce qu’elles ne soient divulguées en aucun cas. Heureusement, le RGPD (Règlement de Gestion et Protection des Données Personnelles) est entré en vigueur le 25 mai 2018 pour protéger les données des consommateurs. Pensez donc à vérifier que le prestataire implémente ce règlement à sa façon de procéder.

Trouvez la société d’archivage numérique qui vous correspond

CALL CENTER ILE MAURICE est une société de prestation présente depuis le lancement du secteur de l’externalisation à l’Ile Maurice ainsi que dans l’Océan Indien. Vous cherchez à intégrer vos données physiques pour pouvoir utiliser logiciel CRM, mais ne savez pas par où commencer ? Vos équipes ont-elles besoin d’aide pour optimiser la gestion de votre relation client ?

N’attendez plus et contactez-nous au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.

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